Návod pro firmy: Jak měřit a optimalizovat týmové kapacity v digitální transformaci pomocí timesheetů?
Výchozí situace
Představme si situaci, kdy se firma potýká s přetížením svých zaměstnanců, zejména na seniorních pozicích. Neefektivita v týmu, jako je předávání práce od juniora k seniorovi nebo manuální zpracování vede k nižší produktivitě a přesčasům. Hlavní výzvou je zjistit, kde lze procesy sjednotit, zjednodušit a následně automatizovat i pomocí AI.
🏁 Cíl
První úkol je provést analýzu rozložení práce ve firmě a identifikovat oblasti, kde by zavedení technologie mohlo:
• Automatizovat rutinní úkoly na juniorních a administrativních pozicích, čímž uvolníme kapacity juniorních pracovníků pro převzetí seniornější práce a umožníme týmu profesní růst.
• Zlepšit řízení projektů a optimalizovat kapacity díky efektivnějšímu rozložení pracovního zatížení. Uvolníme tím nominované stakeholdery a ambasadory od běžné agendy.
• Zvýšit produktivitu u klientských zakázek tím, že jsme schopni rychleji dokončit práci a lépe sledovat rentabilitu jednotlivých projektů, koneckonců i včas fakturovat práce mimo stanovený paušál.
Postup:
📉 Začněte měřením týmu pomocí výkazů práce
Tým lze efektivně měřit pomocí timesheetů, které zachytí, kolik času a mzdových nákladů je věnováno jednotlivým agendám a zakázkám. Tím můžeme měřit utilizaci jednotlivých lidí a podíl mzdového nákladu k tržbě na dané agendě/zakázce. Pokud timesheety dosud nejsou zavedeny, doporučujeme začít měřením za aktuální nebo poslední měsíc, což vytvoří výchozí bod pro pravidelné sledování. Bez měření se často spoléháme na subjektivní dojem, což může snižovat důvěru týmu.
👇🏼Příklad měsíčního výkazu
V následující tabulce je zachycen počet Mandays (pracovních dní) strávených měsíčně (pracovní měsíc má 21 dnů) na jednotlivých agendách a portfoliu klientů:
💡 Z analýzy vyplynulo několik klíčových zjištění:
• Přetížení pracovníků: Seniorní pracovník má vcelku 5 dnů přesčasu.
• Neefektivní alokace času: Celkový podíl na administrativě (schůzky, dovolené, školení apod.) je 24 %, tento čas není možné jednoznačně přiřadit zakázkám. Seniorní “pracovník 2” tráví 8 % na juniorní agendě, což odpovídá 2 pracovním dnům.
• Potenciální úspory: Implementace technologie by mohla přinést úsporu až 50 % času na juniorních agendách a 44 % na administrativě. Celkem bychom mohli ušetřit až 13 pracovních dní měsíčně v první fáze implementace.
⚙️ Řešení, aneb jak seniorovi uvolnit kapacitu?
Přetížení seniora, který je klíčovým stakeholderem pro implementaci nové technologie, může být rizikem. Nedostatek kapacit, zejména při startu projektu, může vést až ke ztrátě motivace pro danou změnu.
- Vhodné je část juniorní agendy jednoduše a rychle automatizovat a získat další volnou juniorní kapacitu.
- Část jednoduššího procesu seniora předat a zaškolit na nižší úrovně, které nejsou plně vytížené.
- Zaznamenané školení formou videonávodu je zároveň i podklad pro analýzu procesů, což lze zajistit i externími zdroji, s výstupem odpovídajícím popisu procesu jako vstupem pro implementaci nové technologie.
💰 Postup měření
Měření produktivity lze rozšířit i na konkrétní zakázky, kde zjistíme rentabilitu jednotlivých klientů. Porovnáme pracnost (vynaložené mandays) oceněnou v prodejních cenách hodin/dnů s reálnou tržbou fakturovanou na zakázku. Stanovením průměrné ceny mandaye (např. 10 000 Kč) získáme cílovou tržbu pro pokrytí pracnosti. Tímto způsobem lze vyhodnotit, zda zakázka vyžaduje vyšší efektivitu procesů nebo přecenění směrem ke klientovi.
🤝Jasné vymezení agend a odpovědností
Důležité je nejen zavést měření, ale také přesně vymezit obsah jednotlivých agend, aby zaměstnanci vykazovali na správné agendy. Dále doporučuji stanovit standard, resp. cíl pracnosti v hodinách zaměstnance na danou zakázku, aby sám zaměstnanec mohl usoudit, v jaké míře se mu daří cíl naplnit a kam směřovat. Základem je jasný popis práce (job description) a nastavení KPI jednotlivců (hodiny na zakázky), což pomáhá k lepší orientaci v cílech, efektivitě a přijetí odpovědnosti.
Dané rozložení pracnosti zakázek na agendách pomáhají lépe plánovat potřebné kapacity členů týmu na obsluhu klientů.
Co tím získáme:
- Měření vývoje týmu během digitální transformace
- Data pro automatizaci a zavedení nové technologie
- Přehled o ztrátových zakázkách a agendách
- Identifikaci neefektivních procesů a potenciálních úspor
- Zvýšení důvěry v týmu díky transparentním datům a cestu k samoříditelnému týmu
- Včasnou fakturaci prací mimo paušál
- Reálná očekávání pro jednotlivce a týmy
🤝 Chcete se o tom poradit?
Než začnete, zkontrolujte, zda máte vše potřebné pro hladký start. Rezervujte si schůzku, na které společně projdeme, jak se co nejlépe připravit na implementaci nové technologie.