Revoluce procesů a zavedení inovativních technologií

V roce 2020 jsem nastoupila do společnosti This One s ambiciózním cílem přetvořit a automatizovat její procesy a technologie. Cílem bylo nejen zefektivnit interní operace, ale také poskytnout základ pro udržitelný růst a zvýšit kvalitu služeb nabízených klientům.

Vize a cíle

Naše vize spočívala v transformaci This One na lídra v oblasti digitálních účetních služeb s využitím špičkových technologií a optimalizovaných procesů a stát se vzorem a mentorem jiným účtárnám. Klíčovými cíli bylo dosáhnout maximální automatizace, zvýšit efektivitu práce účetního týmu a zlepšit kvalitu a dostupnost účetních a daňových výstupů pro jejich klienty.

Analýza a optimalizace procesů

• Komplexní analýza: Provedla jsem důkladnou analýzu stávajících procesů a nástrojů, zahrnující rozhovory s týmem, pozorováním i přímou účastí na účetních operacích.
• Návrhy řešení: Na základě analýzy jsem definovala slabá místa a provedla jsem průzkum trhu s dostupnými technologiemi pro následnou implementaci s rychlým výsledkem.

Implementace změn a technologií

• Zefektivnění kontrol: Na základě analýzy jsem navrhla a implementovala "agregované kontroly" a standardizovanou supervisorskou kontrolu zakázek. Obě tyto kontroly výrazně snížily čas na jejich provedení, standardizovaly kontrolní výstup pro celý tým a zvýšily kvalitu výstupu pro klienta. Došlo ke skutečnému využití potenciálu nástroje na automatizované zpracování faktur s využitím umělé inteligence.
• Automatizace procesů: Nejprve jsme sjednotili a popsali metodiku procesů do směrnic a následně se zaměřili na automatizaci. Zavedli jsme Robotic Process Automation (RPA) pro automatizaci rutinních účetních úkolů, což vedlo k výraznému zvýšení efektivity. Využili jsme nástroj AutomationDock, který je finančně dostupný a mám rychlou učící křivku.
• Rozšíření softwarových licencí: Investovali jsme do rozšíření licencí Microsoft, získání sdíleného cloudového úložiště a nástrojů jako MI Teams, OneDrive, SharePoint, MI Forms, PowerBi a Visio.
• Elektronický podpis: Implementovali jsme elektronický podpis, což zjednodušilo procesy schvalování a bezpečného flow elektronických dokladů.

Přínosy

• Sjednocení a transparentnost procesů: Zavedení jednotných dokumentů a formátů výstupů výrazně zvýšilo transparentnost a usnadnilo předávání práce mezi týmem a dodání jednotného výstupu pro klienta.
• Zvýšení kvality výstupů: Díky automatizaci a efektivnějším procesům jsme dosáhli vyšší kvality účetních a daňových výstupů.
• Realtime online výstupy: Automatizace vstupu umožnila poskytovat téměř realtime účetních výstupů pro lepší controlling a podklady pro daňové poradenství nebo audit a banku. Klient měl dostupné účetní výstupy v cloudovém úložišti.
• Zlepšení komunikace: Jednotná a rychlá online komunikace v týmu a s klienty zvýšila efektivitu a spokojenost.
• Nová forma poradenství: V uplynulém roce 2023 jsme rozvinuli a nastavili službu digitální transformace pro jiná účetní oddělení, kde se This One stává leaderem v oblasti digitalizace účetních procesů, což přináší novou formu tržby.

Projekt digitální transformace pod mým vedením přinesl společnosti This One nejen zvýšení efektivity a kvality práce, ale také posílil její pozici na trhu jako technologicky pokročilé účetní služby. Díky těmto změnám může This One nabízet klientům vyšší přidanou hodnotu a lepší služby jakožto leadera v oblastí technologické účtárny, což ji odlišuje od konkurence a umožňuje jí udržitelně růst. Maximálně mě těší, že se nám všem podařilo dosáhnout stanovené vize být technologickou účtárnou s 1. místem účetní kanceláří roku 2023.

‍